A finales del Siglo XIX y principios del Siglo XX, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la desigualdad en la distribución de la riqueza en su país. Pareto observó que el 20% de las personas era propietario del 80% de las riquezas. En los años de 1940, Joseph M. Juran observó este principio universal, el que él llamó los “pocos vitales y los muchos triviales” y bautizó dicha regla como el Principio de Pareto. Con el tiempo, este principio se ha llegado a conocer por una variedad de nombres entre ellos, además de la ley o principio de Pareto, como la regla 80-20 y la ley de los “pocos vitales”.
En negocios es muy común decir que “80% de sus ventas provienen de 20% de sus clientes”. Pero las implicaciones del principio de Pareto van más allá de los negocios y “los pocos vitales y los muchos triviales”, o sea, que el 20% de algo es siempre responsable por 80% de los resultados, puede interpretarse bajo una interminable lista de aplicaciones desde las ciencias sociales hasta el mundo físico.
¿En qué consiste la regla 80/20?
Si bien el 80/20 es más bien una metáfora y la mutual esfuerzo/resultados no es siempre religiosamente repartida en esas proporciones, la falta de balance en causas y efectos en una variedad de actividades parece apuntar a números en esa vecindad.
En pocas palabras, la regla 80/20 se puede resumir de esta manera: en cualquier evento, una pequeña parte (20%) es vital y la mayoría (80%) es trivial. En el caso de Pareto, eso significaba que 20% de las personas poseían 80% de las riquezas; en el caso de Juran, uno de los pioneros del control de calidad, la regla significaba que 20% de los defectos causaba 80% de los problemas. Asimismo, un gerente de proyecto sabe que 20 por ciento del trabajo (el primer 10 por ciento y el 10 por ciento final) consume 80 por ciento del tiempo y los recursos.
Como gerente de negocios es muy posible que usted haya observado que el 80 por ciento de su inventario proviene del 20 por ciento de sus suplidores. También, que el 80 por ciento de sus ventas las hace el 20 por ciento de sus vendedores y que 20 por ciento de su personal causará 80 por ciento de sus problemas, mientras que el 20 por ciento de ese mismo personal proveerá 80 por ciento de su producción.
El valor del Principio de Pareto para un gerente, y todos somos gerentes de una u otra forma, es dedicar el 80 por ciento de su tiempo a aquello que es vitalmente importante y concentrar ese esfuerzo en el 20 por ciento de las cosas que en realidad importan. Quiere decir, que de las cosas que hacemos durante el día, solamente 20 por ciento tiene significado en la eficacia del manejo de nuestros asuntos, lo demás es desperdicio. Lo importante es reconocer y dedicar el esfuerzo necesario a ese 20 por ciento cada vez que las “emergencias” del día comiencen a consumir nuestro tiempo.
Usted puede obtener “cualquier” cosa que quiera, pero no puede lograr “todo” lo que quiere. Por aquello de la limitación de recursos, no necesaria o exclusivamente económicos.
Lecciones y uso efectivo de la 80/20
Hay hoy un gran movimiento dentro del ambiente de los negocios y del movimiento de desarrollo personal que promueve la fórmula 80/20 como guía y herramienta para trabajar con inteligencia y lograr excelencia.
Según sus promotores, las lecciones de la 80/20 para obtener lo máximo con lo menos posible, se resumen así:
Debemos olvidar los promedios y concentrarnos en las pequeñas partes del sistema que tienen extraordinario poder para generar riquezas y ganancias.
Debemos ser selectivos. En cada esfera importante, debemos descubrir dónde puede el 20% de nuestro esfuerzo lograr el 80% en retorno. Persigamos la excelencia en unas cuantas áreas claves, en vez de perseguir buen desenvolvimiento en varias dispares. Apuntemos hacia un número limitado de metas a la vez, en lugar de perseguir cada oportunidad disponible. Enfoquemos nuestros esfuerzos.
Debemos concentrarnos en la productividad excepcional, en lugar de tratar de aumentar los esfuerzos promedios. Saquemos el máximo de nuestros “picos” de creatividad.
Sólo debemos hacer aquello que hacemos “muy bien”; debemos abandonar, delegar o buscar quien haga el resto. Tratemos de ejercer control con el menor esfuerzo posible.
Esos mismos promotores de la 80/20, señalan las que siguen como áreas de los negocios en las que brilla el Principio de Pareto:
1. Estrategia: Asegúrese de que no está haciendo demasiadas cosas para demasiadas personas. Concentre sus esfuerzos en los “pocos vitales”.
2. Calidad: Si usted remedia el más crítico 20% de sus problemas de calidad, logrará 80% de los beneficios.
3. Reducción de costos: La reducción de costos conlleva simplificación de las actividades que no reportan ganancias, enfoque en unas cuantas actividades claves de mejoras y comparación de desenvolvimiento. La reducción de costos es un negocio caro, por eso hay que concentrar el 80% de los esfuerzos en las áreas (20% de todo el negocio) en que podría lograrse la mayor reducción de costos.
4. Mercadeo: Debe enfocarse en proveer el mayor esfuerzo en el 20% de los servicios que generan el 80% de todas las ganancias. Asimismo, se debe dedicar un esfuerzo extraordinario en retener el 20% de los clientes, aquellos que generan el 80% de las ganancias.
5. Ventas: Concentre el esfuerzo de sus vendedores en el 20% de productos que generan 80% de las ventas y en el 20% de los clientes que generan el 80% de las ventas y por tanto 80% de las ganancias.
6. Informática: El retorno por inversión generalmente sigue la regla 80/20: 80% de los beneficios se encuentran en el 20% del sistema. La mayoría de software utiliza el 80% de su tiempo ejecutando el 20% de las instrucciones disponibles.
7. Análisis y toma de decisiones: Obtenga el 80% de sus datos y ejecute el 80% de los análisis relevantes en el primer 20% del tiempo disponible.
8. Manejo de inventario: Cerca de 80% de su inventario es sólo responsable por 20% del volumen de sus ventas.
9. Manejo de proyectos: 80% del valor de un proyecto provendrá del 20% de sus actividades.
10. Negociación: 20% o menos de los puntos contendidos representarán el 80% del valor de lo disputado; 80% de las concesiones ocurrirán en el último 20% del tiempo disponible.
Conclusión
Lo precedente explica a grandes rasgos lo básico de la regla 80/20. La pregunta clave es, ¿representa esta regla una realidad contundente, capaz de sostenerse por sí misma, o es simplemente otra en la larga lista de “teorías” de valor dudoso y de vida efímera explotadas por los llamados (a veces, auto-llamados) “gurus” del momento que dicen promover la búsqueda de la excelencia y en realidad no buscan mas que promoverse a sí mismos y en el proceso obtener grandes ganancias a costa de los incautos? Esto sólo podría señalarlo la experiencia de cada quien. Lo que sí podemos apuntar es que el Principio ha podido sobrevivir a través de muchos años y es una de las herramientas utilizadas por Six-Sigma, la famosa metodología de manejos de procesos desarrollada por Motorola y utilizada prominentemente por varias compañías de éxito indiscutible, General Electric entre ellas.
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